Пресс-конференция как коммуникация: ее структура и специфика

Страница 2

- массовая аудитория (она анонимна, пространственно рассредоточена, но делится на группы по интересам и т.п.);

- социальная значимость информации;

- наличие технических средств, обеспечивающих регулярность, скорость, тиражированность информации, передачу ее на расстояние, хранение и многоканальность (в современную эпоху всеми отмечается преобладание визуального канала).

Осуществляется пресс-конференция в несколько этапов, каждый из которых является отдельным коммуникативным процессом и содержит схожий коммуникативный цикл. Среди них можно выделить три больших этапа подготовки, о которой мы уже говорили, непосредственное проведение и подведение итогов.

Рассмотрим их подробнее.

Подготовка

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.

На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные коммуникационные средства, оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия.

2. Подготовка основных документов пресс-конференции, представляющих собой вербальные письменные средства коммуникации:

- Сценарий (где будут прописаны основные идеи),

- Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).

-Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.

-Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).

Речь и сценарий должны затрагивать не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования информации (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).[10]

3. Анонсы.

В фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. То есть подается предварительная информация, подготовка коммуникантов к процессу коммуникации. Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить массовость пресс-конференции.

4. Техническое оснащение.

Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения, технических средств коммуникации и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).

5. Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

- текст анонса, который высылался (желательно),

- пресс-релиз по теме пресс-конференции,

- анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),

- цифры и факты (по необходимости),

- список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,

- дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),

- визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),

- программа пресс-конференции,

- ручка, блокнот, сувениры.

6. Распределение функций.

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров). Раздаются таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджи для облегчения процесса коммуникации.

Похожие статьи:

Краткий отчет моей деятельности в КМО МОИ "ТАЛАНТ".
В соответствии с учебным планом я проходила производственную практику в по специальности "Юриспруденция" в Красноярской местной общественной молодежной организации инвалидов "ТАЛАНТ" в рамках проекта "Правовой дес ...

Трудовой коллектив в современной России
В деятельности трудовых коллективов России в последние годы появилось много новых черт. Одна из них — присутствие в производственных организациях гастарбайтеров, т.е. иностранных рабочих. Это и представители южных стран (Турции, Сирии, Бо ...

Общая характеристика особенностей
На протяжении многих лет развития наций и принадлежности их к определенным географическим областям, у них сформировались определенные виды трудовой и хозяйственной деятельности, необходимые для жизни. Для того, чтобы более ясно представл ...