Ведение делопроизводства по обращениям граждан на примере учреждения социальной защиты «Территориальный Центр социального обслуживания населения г. Полоцка»

Страница 1

Учреждение социальной защиты «Территориальный Центр социального обслуживания населения г. Полоцка» (далее Учреждение) является государственным учреждением, деятельность которого направлена на организацию комплексного социального обслуживания граждан находящихся в трудной жизненной ситуации [6].

Основная масса обращений, поступающих в Учреждение, состоит из заявлений об оказании материальной помощи из средств Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, которая оказывается нуждающимся неработающим пенсионерам, инвалидам и детям-инвалидам.

Делопроизводство по обращениям в Учреждении ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства, и осуществляется ответственными лицами, которое назначается приказом директора учреждения. Ответственность за организацию работы с обращениями несет директор.

Учет обращений осуществляется в карточной форме в регистрационно-контрольных карточках. Все обращения, поступившие в Учреждение по почте, факсимильной, электронной связи или иным путем, а также принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в приемной Учреждения.

В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и регистрационный индекс обращения. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера обращения и других обозначений, обеспечивающих систематизацию, анализ и сохранность обращений. При регистрации коллективных обращений в их индекс включаются буквенные обозначения «Кол», анонимных – «Ан». Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения. Сопроводительные письма к обращениям регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Учреждение, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

Для регистрации устных заявлений граждан в Учреждении используется журнал регистрации устных заявлений граждан о выдаче справок.

Такой журнал позволяет зарегистрировать устное заявление не только пришедшего на прием гражданина, но в некоторых случаях при обращении по телефону.

После регистрации обращения передаются на рассмотрение директору Учреждения. Поручения по обращениям директора Учреждения отражаются в форме резолюций. Если в резолюцией директора Учреждения определены несколько исполнителей, то ответственным лицом за разрешение и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.

При поступлении письменных обращений, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции Учреждения или в них одновременно содержаться вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), то копии данных обращений в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом автора обращения с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

При оставлении обращения без рассмотрения по существу, Учреждение в пятидневный срок со дня регистрации обращения письменно, за подписью директора Учреждения, уведомляет автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению, а также разъясняет, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.

Обращения, поступившие в Учреждение и рассмотренные директором направляются исполнителям для принятия мер реагирования и подготовки ответов заявителям, согласно резолюциям.

Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, по которым имеются результаты исчерпывающих проверок и авторам обращений даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат. При этом им письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

Похожие статьи:

Особенности процесса социализации в маргинальный переходный период
Было бы неверно ограничивать социализацию только периодом юности, поскольку нельзя рассматривать личность как некое статичное, раз и навсегда определившееся социальное свойство человека. Человек живет в условиях постоянно меняющегося соци ...

Основные напровления совершенствования социальной помощь людям пожилого возраста (на примере работы управления пенсионного фонда города Белгорода). Деятельность Управления Пенсионного Фонда города Бе
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Белгороде создается по решению Правительства Пенсионного фонда Российской Федерации. Пенсионный фонд Российской Федерации осуществляет свою деятельность в соответствии с Федераль ...

Анализ результатов и выводы
Анкета состоит из вводной части (инструкция по пользованию анкетой), основной части, социально-демографической части (паспортички), содержит вопросы открытого, закрытого и полузакрытого плана. В результате получим отношение персонала к во ...